Bütçe planlaması bir diğer adıyla bütçeleme, şirketlerin tüm bölümlerini kapsayan gelecek hedefleri ve bu hedeflere yönelik faaliyetleri için yaptığı finansal planlama sürecidir. Faaliyetlere, birimlere ve daha pek çok etkene bağlı olarak gelir bütçesi, gider bütçesi, faaliyet bütçesi gibi çeşitli bütçe türleri bulunur. Şirketler bütçe planlaması ile gider ve gelirleri hakkında daha detaylı bilgiye ulaşabilir ve ihtiyaçlarına daha uygun ve etkili bir bütçe hazırlayabilir.

Şirketler bütçe planlamalarını yaparken belirli sistemlere başvurur. Bu sistemler, şirketlerin bütçelerini oluşturma ve geleceğe yönelik planlarını belirleme süreçlerini daha hızlı ve kolay yönetmelerini sağlar. GTech olarak bu yazımızda, bütçe planlama için kullanılan sistemlere ve sistemlerin uygulanma süreçlerinin işleyişine sizler için yer verdik.

Bütçeleme Sistemleri Nelerdir?

Şirketlerin kullandığı artımlı, faaliyete dayalı, değer önerisi ve sıfıra bazlı bütçeleme olmak üzere toplamda dört temel bütçeleme sistemi bulunuyor. Her biri farklı bir işleyişe sahip olan bu dört bütçeleme sisteminin farklı özellikleri ve etkileri bulunmaktadır. Söz konusu sistemler ve sahip oldukları özellikler şu şekilde özetlenebilir:

1. Artımlı Sistem

Artımlı sistemde, bütçeleme geçen yılın veya dönemin mevcut rakamları temel alınarak yapılır. Mevcut dönemin bütçesini belirlemek için bir yüzde eklenir veya çıkarılır. Uygulaması basit ve anlaşılması kolay olduğu için en yaygın kullanılan bütçe yöntemidir. Artımlı bütçeleme sisteminin kullanımı bir şirketin temel maliyet unsurları yıldan yıla farklılık göstermiyorsa uygundur.

2. Faaliyet Temelli Sistem

Faaliyet temelli sistemde, şirket tarafından belirlenen hedefler veya ürünler için ihtiyaç duyulan girdi miktarı yukarıdan aşağıya bir bütçeleme ile belirlenir. Bu süreçte, şirket belirli bir gelir hedefler. Bu doğrultuda, ilk olarak satış hedefine ulaşmak için uygulaması gereken faaliyetleri belirlemesi ve ardından bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için maliyetlerin saptanması gerekiyor.

3. Değer Önerisi Sistemi

Değer önerisi sistemi ile yapılan bütçelemede, bütçeye dahil edilen her birimin şirket için değer sağlaması, gereksiz harcamalardan kaçınılması amaçlanır. Bu süreçte, bütçeye dahil edilen miktarın nedenleri; şirketin sunduğu ürün veya hizmetin değeri ve maliyeti arasındaki oran; müşteri, çalışan ve diğer paydaşların bütçedeki değeri göz önünde bulundurulur.

4. Sıfır Bazlı Bütçeleme (ZBB)

En sık kullanılan bütçeleme sistemlerinden biri olan sıfır temelli sistemde, bir şirketteki tüm departman ve süreçlerin bütçelerinin sıfırdan oluşturulması gerektiği görüşü bulunuyor. Sıfır temelli bütçeleme belirlenen her bir masraf gerekçeleri ile sunulur ve gerekli görülmeyen tüm harcamalardan kaçınılması amaçlanır. Bu tür aşağıdan yukarıya bütçelemenin yapıldığı bir sistem bir şirketin mali yapılanmadan geçtiği, bütçeyi önemli ölçüde azaltması gerektiği ve piyasa gerilemesinin yaşandığı durumlarda oldukça etkilidir.

Katılıma Bağlı Bütçeleme Süreci

Bir işletmede bütçeleme sistemi belirlendikten sonra uygulanacak sistemin yanı sıra bütçenin belirlenme sürecinde katılım düzeyine de bağlı olarak üç farklı şekilde gerçekleşir. Bütçeleme sürecinde etkili olan katılım düzeyleri şu şekilde özetlenebilir: 

> Dayatılan Bütçeleme: Uygulanan sisteme ek olarak bütçeleme yöneticilerin şirket için belirledikleri bir hedefe bağlı kaldıkları, yukarıdan aşağıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, hedefleri takip eder, hedeflere yönelik faaliyetler ve bu faaliyetlerin maliyetlerini göz önünde bulundurarak bütçeyi belirler.

> Anlaşmalı Bütçeleme: Bu yöntemde bütçeleme hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, ulaşmak istedikleri hedeflerin ana hatlarını çizebilir, ancak aynı zamanda çalışanlara bütçe hazırlama konusunda belirli ortak sorumluluk yükler. Çalışanların bütçeleme sürecine katılımı ile bütçe hedefleri daha etkin şekilde belirlenebiliyor.

> Katılımcı Bütçeleme: Bu yöntemde bütçeleme çalışanların yöneticilerine hedefler önerebildiği, aşağıdan yukarıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, birim yöneticileri veya çalışanlar tarafından verilen öneri ve tavsiyeleri göz önünde bulundurarak şirket hedeflerine yönelik uygulanacak faaliyetlerinin maliyetlerini ve buna yönelik bütçeyi belirlemeye çalışır.

Bütçelemenin Avantajları Nelerdir?

Şirketler uygun bir bütçeleme sistemi seçerek ve bütçeleme süreci yürüterek dönemsel bütçelerini etkili bir şekilde oluşturabilir. Etkin bir bütçeleme bir şirket için belirli avantajları beraberinde getirir. Bütçeleme ile şirketin elde edeceği avantajlar şu şekilde sıralanabilir: 

> Etkin bir maliyet ve para yönetimine sahip olabilir.

> Proje ve faaliyetler için uygun kaynaklar tahsis edilebilir.

> İş performansı ve verimliliğinin takibi sağlanabilir.

> Şirket hedeflerine daha sorunsuz, kolay bir şekilde ulaşılabilir.

> Finansal sorunlar ortaya çıkmadan önlenebilir.

> Çalışan ve birimlerin motivasyonlarının artırılmasına katkı sağlanabilir.

Şirketlerin bütçe planlamalarının bu avantajlarını elde edebilmesi için uygun bir sistemden faydalanarak bütçeleme sürecini etkin bir şekilde yürütmesi gerekir. Şirketler bu süreçte yenilikçi çözümlere başvurarak bütçe planlamalarını daha verimli bir şekilde gerçekleştirebilir. Bu süreçte, GTech sunduğu Hyperion Bütçe Planlama Çözümleri şirketlerin bütçe planlamalarını hızlı, doğru ve detaylı bir şekilde gerçekleştirmelerini sağlıyor. GTech Bütçe Planlama ve Finansal Konsolidasyon hizmelerimiz hakkında daha detaylı bilgi almak için uzman ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.